Tanken om at holde et møde kan være skræmmende, men det behøver det ikke at være. Som leder bør dit mål være at skabe et miljø, hvor alle er åbne over for at give og modtage feedback. For at gøre det skal møderne være velplanlagte og organiserede, så alle teammedlemmer kan bidrage på en meningsfuld måde. Her er en guide til, hvordan du kan afholde effektive møder, der giver gode resultater.
Planlæg i forvejen
Det første skridt til at holde et effektivt møde er at planlægge på forhånd. Før du begynder mødet, skal du gennemgå dagsordenen grundigt med teamet, så alle forstår, hvad der vil blive drøftet på mødet. Dette hjælper med at holde samtalen på sporet og sikrer, at alle ved præcis, hvad der vil ske under mødet. Overvej desuden at starte hvert møde med et klart mål eller klare målsætninger for, hvad der skal opnås på det pågældende møde. Dette vil hjælpe med at holde alle fokuseret og produktivt i hele mødets varighed.
Skab et åbent miljø
Det er vigtigt for ledere at skabe et åbent miljø, hvor folk føler sig trygge ved at tale om deres idéer og meninger uden at føle sig dømt eller kritiseret af andre. Opmuntre til aktiv deltagelse ved at stille spørgsmål som “Hvad synes du?” eller “Hvordan ville du gribe dette an?” Dette tilskynder teammedlemmerne til at indgå i en dialog og udtrykke deres tanker, mens de også får feedback fra andre i gruppen. Det er også vigtigt for lederne at sikre, at alle stemmer bliver hørt under samtalerne – også dem, der normalt ikke taler højt! Ved at skabe en åben atmosfære er teammedlemmerne mere tilbøjelige til at dele deres idéer ærligt og åbent, hvilket fører til et bedre samarbejde i teamet.
Hold dig fokuseret
Når du leder møder, er det vigtigt at holde dig til det aktuelle emne. Hold pauser når det er nødvendigt, men sørg for at samtalerne fortsat er fokuseret på at nå de fastsatte mål for hvert møde. Undgå desuden sideløbende samtaler eller distraktioner, da disse kan afspore produktiviteten og få møderne til at løbe langt ud over den planlagte tidsramme! Hvis nogen begynder at tale om noget, der ikke er relevant, skal du høfligt minde dem om det, der tidligere blev drøftet, eller bringe fokus tilbage ved at opsummere nøglepunkter fra tidligere i samtalen igen, før du fortsætter med nye diskussionsemner.
Hvis mødet strækker sig over flere dage, så kan i overveje at booke konference med overnatning Sjælland.
Disse råd kan være med til at forbedre samarbejdet i teams og øge produktiviteten generelt! Ved at planlægge på forhånd, skabe et åbent miljø, holde sig til emnet og undgå distraktioner kan lederne sikre, at hvert møde forløber gnidningsløst og samtidig nå de tilsigtede mål undervejs! Så gå i gang med at planlægge de produktive møder i dag!
